Komunikasi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal (bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh uku bangsa).

Komunikasi yang baik adalah sangat penting bagi efektivitas kelompok atau organisasi. Riset menunjukkan bahwa komunikasi yang buruk sering disebut sebagai sumber konflik antarpribadi ataupun antar kelompok. Karena kebanyakan orang (individu) biasanya menghabiskan hampir 70% dari waktu terjaganya untuk berkomunikasi (baik itu menulis, membaca, berbicara, mendengarkan, dan lain sebagainya). Tampaknya tidak salah jika kita katakana bagwa salah satu kekuatan yang paling menghambat suksesnya kinerja kelompok adalah karena kurangnya komunikasi yang efektif.

Tidak ada kelompok yang dapat bertahan tanpa komunikasi (perpindahan makna diantara anggota-anggotanya). Hanya dengan perpindahan makna dari satu orang ke orang lain inilah maka informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Tetapi sebenarnya komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna, tetapi komunikasi juga harus dipahami. Misalnya, dalam kelompok dimana salah seorang anggotanya hanya berbicara bahasa Jerman dan yang lain tidak mengerti bahasa itu, maka orang yang hanya bisa berbicara bahasa Jerman tersebut tidak bisa sepenuhnya dipahami oleh anggota kelompok lainnya. Oleh karena itu, kominikasi harus mencakup perpindahan dan pemahaman makna.

Gagasan yang sehebat apapun tidak akan berguna sebelum disampaikan (dipindahkan/terjadi perpindahan pemikiran) dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi akan sempurna jika ide atau gagasan tersebut disampaikan, sehingga gambaran mental yang dipersepsikan penerima persis sama dengan yang dibayangkan oleh engirim.

B. Rumusan Masalah

1. Apakah pengertian komunikasi?

2. Apakah unsur dan proses komunikasi?

3. Bagaimanakah komunikasi antar individu dalam organisasi?

4. Apa yang dimaksud dengan komunikasi keorganisasian?

5. Apa saja yang dapat menghambat komunikasi?

6. Bagaimana cara mengatasi hambatan dalam komunikasi?

7. Apa saja isu-isu terbaru dalam komunikasi?

C. Tujuan Penulisan

1. Dapat memahami pengertian komunikasi

2. Dapat memahami unsur dan proses komunikasi

3. Dapat memahami komunikasi antar individu dalam organisasi

4. Dapat memahami komunikasi keorganisasian

5. Dapat memahami hambatan-hambatan dalam komunikasi

6. Dapat memahami cara mengatasi hambatan dalam komunikasi

7. Dapat memahami isu-isu terkini dalam komunikasi

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Carl I. Hovland mengatakan bahwa komunikasi adalah upaya yang sistematis untuk merumuskan secara tegar asas-asas penyampaian serta pembentukan pendapat dan sikap. Obyek studi ilmu komunikasi bukan saja penyampaian informasi, melainkan juga pembentukan pendapat umum (public opinion) dan sikap publik (public attitude) Definisi khusus : komunikasi adalah proses mengubah perilaku orang lain (communication is the process to modify the behavior of other individuals). Sedangkan Harol D. Laswell menjelaskan bahwa komunikasi adalah solusi terbaik dalam menjawab pertanyaan who says what in which channel to whom with what effect? Kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H. Paradigma tsb menunjukkan bahwa komunikasi meliputi 5 unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu, yakni :

• Komunikator = who (communicator, source, sender)

• Pesan = says what (message)

• Media = in which channel (channel, medi)

• Komunikan = to whom (communicant, communicatee, reciever, recipient)

• Efek (effect, impact, influence)

Beberapa definisi komunikasi yang lain adalah:

1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan

3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain

4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain

5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial.

Dengan melihat pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu.

Tujuan dan Fungsi Komunikasi

Hewitt menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik sebagai berikut:

a. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu

b. Mempengaruhi perilaku seseorang

c. Mengungkapkan perasaan

d. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain

e. Berhubungan dengan orang lain

f. Menyelesaian sebuah masalah

g. Mencapai sebuah tujuan

h. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik

i. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain

Sedangkan Stephen P. Robbins (2006) menjelaskan bahwa komunikasi sedikitnya mempunyai empat fungsi, yaitu:

1. Mengendalikan perilaku anggota. Fungsi pengendalian yang dimaksud bisa berupa formal dan informal. Pengendalian formal misalnya pada setiap organisasi pasti mempunyai hierarki wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan. Sedangkan pengendalian informal misalkan bila ada kelompok-kelompok kerja menggoda atau melecehkan anggota yang memproduksi terlalu banyak (dan menyebabkan yang lain terlihat buruk), mereka secara informal berkomunikasi, dan mengendalikan perilaku anggota itu.

2. Memperkuat motivasi, yaitu dengan cara menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang di bawah standar.

3. Sumber pertama untuk interaksi social atau pengungkapan emosi. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanismeyang fundamental dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan social.

4. Mempermudah pengambilan keputusan (sebagai sumber informasi). Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif..

B. Proses dan Unsur Komunikasi

Sebelum kita melakukan komunikasi maka harus ada tujuan, yang dinyatakan sebagai pesan yang hendak disampaikan. Pesan tersebut disampaikan dari pengirim kepada penerima. Pesan itu dikodekan (diubah dalam bentuk kode/simbolik) dan diteruskan melalui sejumlah medium (saluran) ke penerima, yang menerjemahkan ulang (decoding) pesan yang dimulai oleh pengirim. Hasilnya adalah pentransferan makna dari satu orang kepada orang lain (Stephen P. Robbins : 2006).

Dengan demikian, komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :

1. Pengirim pesan

2. Penerima pesan, dan

3. Pesan

Semua fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini : 

1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

  Materi pesan dapat berupa :

a. Informasi

b. Ajakan

c. Rencana kerja

d. Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3. Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4. Mengartikan kode/isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5. Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

6. Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

6. Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

Arah Komunikasi

Menurut Stephen P. Robbins (2006), komunikasi dapat mengalir secara vertical dan horizontal. Dimensi vertical dapat dibagi menjadi arah ke bawah dan ke atas.

·         Ke Bawah

Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih bawah. Misalnya para manajer yang berkomunikasi dengan para bawahannya. Pola ini biasanya digunakan oleh para manajer atau pemimpin kelompok untuk menetapkan sasaran, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur ke bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian, dan mengemukakan umpan balik tentang kinerja.

·         Ke Atas

Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke sasaran, dan menyampaikan masalah-masalah yang dihadapi. Komunikasi ke atas menyebabkan para manajer menyadari perasaan para karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum. Dengan komunikasi ke atas juga manajer dapat mendapatkan gagasan untuk memperbaiki kondisi yang dihadapi.

·         Horizontal

Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antara anggota kelompok kerja yang sama, baik antar sesama pekerja ataupun antar sesama manajer. Komunikasi horizontal berfungsi untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi. Dalam beberapa kasus, hubungan horizontal ini memberlakukan sanksi formal. Seringkali hubungan ini diciptakan secara informal utuk mempersingkat hierarki vertical dan mempercepat tindakan.

C. Komunikasi Antar Pribadi dalam Organisasi

Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi antar pribadi dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Komunikasi lisan

2. Komunikasi tertulis

3. Komunikasi non verbal disebut juga komunikasi dengan bahasa tubuh

Dari ketiga jenis komunikasi yang disebutkan Robbins, komunikasi lisan dan komunikasi tulisan dapat disebut sebagai komunikasi verbal. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

1. Komunikasi Lisan

Sarana utama satu individu melakukan komunikasi dengan individu lainnya adalah melalui lisan dengan cara berbicara, berpidato, mengobrol, diskusi kelompok dan lain sebagainya. Salah satu keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dalam umpan balik yang dihasilkannya. Pesan verbal dapat disampaikan dan tanggapan diterima dalam waktu yang relatif singkat. Jika penerima merasa tidak yakin dengan pesan itu, umpan balik yang cepat memungkinkan deteksi dini oleh pengirim dan karenanya memungkinkan koreksi dini.

Disamping memilik keuntungan diatas, komunikasi dengan lisan pun memiliki kerugian. Kerugian terbesar dari komunikasi lisan yang muncul dalam organisasi adalah ketika pesan yang disampaikan harus melewati sejumlah orang. Semakin banyak orang yang dilewati oleh pesan itu maka semakin besar pula kemungkinan pesan tersebut mengalami distorsi. Dalam organisasi, dimana setiap keputusan dan komunikasi lainnya disampaikan dari atasan kepada bawahan secara verbal melalui lisan maka hal ini memungkinkan untuk terjadinya distorsi pada pesan tersebut.

2. Komunikasi Tulisan

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sudah terbiasa melakukan komunikasi secara tertulis. Diantara media yang sering digunakan untuk melakukan komunikasi tertulis ini diantaranya memo, surat, email, fax, sms, laporan berkala organisasi, pengumuman di papan, bulletin dan alat-alat lain yang dikirimkan via kata-kata secara tertulis.

Salah satu keuntungan penggunaan komunikasi tulisan ini adalah karena komunikasi tulisan ini berwujud dan dapat dibuktikan atau dapat dijadikan sebagai bukti. Umumnya, baik pengirim maupun penerima memiliki catatan komunikasi. Pesan dapat disimpan dalam waktu yang lama. Jika ada pertanyaan mengenai isi pesan tersebut, maka secara referensi dicatat dan dapat dijadikan rujukan untuk referensi sekanjutnya.

Kelebihan seperti ini tentu saja merupakan keuntungan tersendiri bagi sebuah organisasi. Misalnya saja pesan ini berisi tugas yang harus dikerjakan oleh anggota dari oragisasi tersebut selama beberapa bulan. Dengan menyampaikannya secara tertulis, maka ini dapat dijadikan pedoman selama tenggat waktu tertentu atau selama tugas dan tujuan tersebut belum tercapai.

Manfaat lain dari komunikasi tertulis/tulisan ini muncul dari prosesnya sendiri. Biasanya kita akan lebih cermat dan lebih teliti terhadap kata/pesan yang ditulis daripada kata/pesan yang disampaikan melalui lisan. Dengan demikian komunikasi tertulis ini lebih memungkinkan untuk dapat difikirkan dengan baik, logis, dan jelas.

Selain mempunyai kelebihan seperti telah diutarakan diatas, pesan tertulis juga mempunyai kekurangan. Pesan tertulis dapat memakan waktu yang relatif lebih lama daripada pesan yang disampaikan melalui lisan. Dengan demikian meskipun menulis jauh lebih akurat tetapi menulis juga dapat memakan waktu yang relatif lama. Kemudian dalam komunikasi tulisan/tertulis juga, umpan baluk yang diterima relatif lebih lama daripada komunikasi lisan.

3. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah 

Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress

D. Komunikasi Keorganisasian

Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi organisasi ini dapat digolongkan menjadi komunikasi jaringan formal, selentingan, dan mekanisme dengan bantuan komputer yang digunakan oleh organisasi untuk memudahkan komunikasi.

a. Jaringan kelompok kecil formal

Jaringan organisasi formal ini bisa jadi sangat rumit, karena bisa jadi mencakup ratusan orang atau puluhan tingkat hierarki. Stephen P. Robbins menyederhanakan jaringan formal ini kedalam tiga kelompok kecil yang umum yang masing-masing terdiri dari lima orang. Tiga jaringan ini adalah rantai, roda, dan semua saluran.

Rantai secara tegas mengikuti rantai komando yang formal. Jaringan ini hampir sama dengan saluran komunikasi yang mungkin kita temukan dalam organisasi dengan tiga tingkatan yang kaku. Roda mengandalkan tokoh sentral yang bertindak sebagai saluran pusat untuk semua komunikasi kelompok. Jaringan ini merangsang jarinan komunksi yang akan kita temukan dalam tim dengan pemimpin yang kuat. Jaringan semua saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk secara aktif untuk saling berkomunikasi. Jaringan semua saluran ini mungkin paling sering dicirikan dalam praktik yang sering dilakukan oleh tim swa kelola, dimana semua anggota kelompok bebas memberikan kontribusi dan tidak ada satu orang pun yang mengambil peran sebagai seorang pemimpin (Stephen P. Robbins : 2006).

b. Selentingan

Selain system formal tersebut, dalam komunikasi dikenal juga system informal yang disebut dengan selentingan. Meskipun selentingan ini bersifat informal, tidakberarti selentingan ini bukan merupakan sumber informasi yang penting. Misalnya survei terbaru menemukan bahwa 75% dari karyawan mendengar pertama kali ada masalah dari desas desus dalam selentingan (Stephen P. Robbins : 2006).

Selentingan mempunyai tiga karakteristik utama (Stephen P. Robbins : 2006), yaitu:

1. Selentingan tidak dikendalikan oleh manajemen.

2. Selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai sumber informasi yang paling dapat dipercaya dan andal daripada informasi formal yang diumumkan oleh manajemen puncak.

3. Sebagian besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari orang-orang di dalamnya

Selentingan merupakan bagian penting dari komunikasi kelompok atau organisasi. Selentingan menunjukkan kepada para manajer isu-isu yang membingungkan yang dianggap oleh para karyawan dianggap penting dan memicu kecemasan. Oleh karena itu, selentingan bertindak sebagai filter dan sebagai mekanisme umpan balik, yang mengumpulkan isu-isu yang dianggap relevan oleh para karyawan. Dan yang lebih penting lagi yaitu dari perspektif manajerial, adanya kemungkinan menganalisis informasi selentingan dan meramalkan arahnya..

c. Komunikasi dengan bantuan komputer

Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini, memungkinkan pula komunikasi dalam organisasi diterapkan melalui teknologi komputer. Keuntungan yang didapat tentu saja dalam hal kecepatan, keakuratan, dan kemudahan. Bsekali fasilitas untuk melalkukan komunikasi dengan bantuan teknologi komputer ini, diantaranya :

·         Elektronik Mail (E-Mail)

E-Mail merupakan surat elektronik menggunakan internet dan diperkaya dengan teknoligi yang dibantu komputer. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan menggunakan e-mail ini, yaitu pesan e-mail dapat ditulis, diedit, dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan yang dikirim melalui e-mail dapat didistribusikan dan dikirim kepada satu atau ribuan orang hanya dalam satu kali pengiriman. Dan keuntungan lainnya yaitu biaya yang dikeluarkanpun relatif murah.

Adapun kelemahan dari e-mail adalah berlebihnya informasi yang didapatkan. Misalnya saja seseorang bisa mendapatkan ratusan bahkan ribuan e-mail hanya dalam satu hari. Tentu saja ini menjadi kendala tersendiri bagi penggunyanya untuk membaca, menyaring, dan menanggapi e-mail yang masuk tersebut. Kelemahan lainnya yaitu kurangnya muatan emosional, yang hanya bisa disampaikan melalui pesan suara atau melalui tatap muka.

·         Hubungan Internet dan Ekstranet

Internet adalah jaringan informasi privat di seluruh organisasi yang berfungsi seperti situs web tetapi hanya bisa diakses oleh orang dalam. Dengan menggunakan jaringan internet ini suatu organisasi dapat berhubungan dengan mudah, cepat, dan murah baik dengan sesama anggotanya ataupun dengan anggota atau perusahaan-perusahaan lain dalam menjalankan aktivitas organisasi/kelompoknya.

·         Konferensi Video

Konferensi video adalah perluasan system internet dan ekstranet. Konfeensi video memungkinkan anggota suatu kelompok/organisasi bertemu dengan anggota organisasi lain dalam tempat yang berbeda. Gambar yang diperlihatkan dalam video memungkinkan mereka untuk saling berkomunikasi.

E. Penghambat Komunikasi

Stephen P. Robbins (2006), mengatakan bahwa ada enam hal yang dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif, yaitu:

1. Penyaringan

Hambatan yang pertama dalam komunikasi adalah penyaringan. Penyaringan merupakan suatu proses komunikasi dimana tidak semua informasi disampaikan. Hanya informasi yang dirasa perlua dan menguntungkan saja yang disampaikan. Tetapi sekiranya informasi itu akan mendatangkan kerugian maka onformasi tersebut tidak seutuhnya atau bahkan tidak sama sekali disampaikan.

Sebab utama dari penyaringan adalah karena adanya jumlah lelvel dalam struktur organisasi. Semakin vertical level dalam hierarki organisasi, semakin banyak terjadinya peluang penyaringan. Factor-faktor seperti ketakutan menyampaikan kabar burukdan keinginan untuk menyenangkan atasan sering menyebabkan seseorang untuk memberi informasimengenai apa yang mereka pikiringin didengarkan oleh atasan mereka. Kondisi seperti ini mendistorsi komunikaso ke atas.

2. Persepsi selektif

Biasanya penerima dalam proses komunikasi secara selektif menerima dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik personal lainnya. Para penerima juga menjelaskan minat dan harapan mereka ke dalam proses komunikasi. Dengan adanya persepsi selektif ini memungkinkan bagi kita untuk tidak melihat realitas tetapi menafsirkan apa yang kita lihat dan menyebutnya sebagai realitas (Stephen P. Robbins : 2006).

3. Informasi berlebih

Dalam proses komunikasi adakalanya seseorang menambah atau mengurangi informasi yang diddapat dan disampaikannya. Hal ini dikarenakan kapasitas seseorang untuk mengolah data terbatas. Sehingga ketika informasi yang diterima oleh seseorang melebihi kapasitasnya yang dapat mereka pilah dan gunakan maka orang akan cenderung menyeleksi, mengabaikan, melewati, atau melupakan informasi tersebut atau menghentikan pengolahan sampai situasi berlebih itu lewat. Tidak peduli apakah akibatnya kehilangan informasi ataupun komunikasi yang efektif.

4. Emosi

Emosi dapat mempengaruhi komunikasi. Misalnya pesan yang diterima seseorang ketika ia sedang marah atau kesal dibandingkan dengan ketika ia sedang senang atau ceria akan berbeda tingkat keefektivan komunikasinya.

5. Bahasa

Dalam bahasa yang kita gunakan sehari-hari, kerap kali ada kata yang bisa mengandung banyak makna ketika diucapkan. Usia, pendidikan, dan latar belakang budaya merupakan tiga dari variable-variabel yang begitu mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang diberikan ke kata-kata itu (Stephen P. Robbins : 2006).

Dalam sebuah organisasi biasanya terdiri dari angoota yang berbeda-beda, baik latar belakang pendidikan, budaya, dan usianya. Kemudian mereka juga dibagi-bagi kedalam beberapa hierarki organisasi sesuai dengan spesialisasinya masing-masing. Masalah dalam memahami penggunaan bahasa ini adalah anggota organisasi biasanya tidak tahu bagaimana orang yang dia ajak berinteraksi telah memodofikasi bahasa itu. Para pengirim cenderung berasumsi bahwa kata-kata dan istilah-istilah yang mereka gunakan adalah sama, baik bagi dirinya maupun bagi penerima informasi tersebut. Tentu saja hal semacam ini dapat menjadikan komunikasi menjadi tidak efektif.

6. Kegelisahan komunikasi

Menurut Stephen P. Robbins (2006), diperkirakan 5-20% dalam populasi menderita kegelisahan atau kecemasan dalam melakukan komunikasi. Seringkali orang merasa takut ketika berbicara di depan umum. Mereka mengalami ketegangan dan kecemasan yang tidak pada tempatnya baik dalam komunikasi lisan maupun tulisan. Berbagai studi menunjukkan bahwa orang seperti itu selalu menghindari situasi yang menuntut mereka terlibat dalam komunikasi.

G. Isu-Isu Terbaru dalam Komunikasi

Menurut Stephen P. Robbins (2006), ada empat isu terkini yang berhubungan dengan komunikasi dlam sebuah organisasi, yaitu :

1. Penghalang komunikasi antara pria dan wanita

Adakalanya seorang pria merasa kesulitan untuk berkomunikasi dengan seorang wanita atau dengan kata lain perbedaan gender seringkali menjadi penghalang dalam melakukan komunikasi yang efektif. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Deborah Tannen (Stephen P. Robbins : 2006), yang menjadi penyebab dari hal itu adalah adanya perbedaan antara pria dan wanita dlam gaya pembicaraan mereka. Biasanya, pria menggunakan pembicaraan untuk menekankan status sedangkan wanita menggunakannya untuk mendpatkan koneksi.

Menurut Tannen (Stephen P. Robbins : 2006), komunikasi merupakan tindakan penyeimbangan yang berkesinambungan, yang mengubah kebutuhan kebutuhan yang berbenturan menjadi keakraban dan independensi. Keakraban menekankan kedekatan dan kebersamaan. Independensi menekankan keterpisahan dan perbedaan. Masalahnya adalah, wanita berbcara dan mendengar bahasa untuk menciptakan hubungan dan keakraban sedangkan pria berbicara dan mendengar bahasa untuk menekankan status kekuasaan dan independensi.

Jadi untuk banyak pria, pembicaraan merupakan cara untuk mempertahankan independensi dan status dalam tertib social hierarkis. Sedangkan bagi banyak wanita, pembicaraan merupakan negosiasi untuk menciptakan kedekatan dimana mereka mencoba mencari dan memberikan informasi serta dukungan.

2. Diam sebagai komunikasi

Pengertian diam dalam konteks komunikasi adalah tidak adanya pembicaraan atau suara, yang umumnya diabaikan sebagai bentuk komunikasi dalam perilaku organisasi (OB) karena menggambarkan tiadanya tindakan atau perilaku. Tetapi diam kadang bukan berarti tidak ada tindakan. Diam oleh banyak orang tidak dianggap sebagai gagal komunikasi sebaliknay diam dapat menjadi bentuk komunikasi yang sangat kuat. Diam dapat berarti seseorang sedang memikirkan sesuatu, cemas, takut berbicara, serta dapat mengisyaratkan kesepakatan, menolak, kecewa, atau marah.

Kegagalan dalam memberikan perhatianpada bagian diam dari percakapan dapat berakibat kehilagan bagian penting dari pesan. Komunikasi yang cerdik memperhatikan kesenjangan, jeda, dan keragu-raguan. Mereka mendengar dan menginterpretasikan. Kadangkala pesan yang nyata dalam komunikasi terkubur dalam diam (Stephen P. Robbins : 2006).

3. Komunikasi yang benar secara politis

Dalam pergaulan sehari-hari seringkali kita memodifikasikata-kata yang kita gunakan sehingga terkesan lebih halus dan lebih menjaga perasaan orang lain. Dan ini akan menjadi suatu bekal bagi kita agar dapat melakukan komunikasi yang efektif. Kita harus peka terhadap perasaan orang lain. Kata-kata tertentu dapat membuat stereotype, mengancam, dan menghina individu. Begitupula dalam sebuah organisasi yang memilik angkatan kerja yang beragam dan hierakri kepemimpinan yang berbeda pula. Tetapi kadang kitapun mengalami kesulitan untuk memodifikasi suatu kata yang memiliki ketepatan tertentu sehingga kita sulit untuk memodofikasinya menjadi sebuah kata yang lebih halus.

Kata-kata merupakan alat promer untuk melakukan komunikasi. Semakin banyak perbendaharaan kata yang digunakan oleh pengirim dan penerima, makin besar kesempatan untuk menyampaikan pesan secara akurat. Dengan menghilangkan kata-kata tertentu dari perbendaharaan, kita akan lebih sulit untuk melakukan komunikasi secara akurat. Sedangkan bila kita menggantikan kata-kata dengan istilah yang baru yang maknaya tidak begitu dipahami, kita telah memperkecil kemungkinan pesan kita akan diterima sesuai dengan maksud kita.

Kita harus peka dengan pemilihan kata karena terkadang itu bisa melukai perasaan orang lain. Tetapi kitapun harus hati-hati dalam menghilangkan atau memodifikasi kata-kata yang kita gunakan karena hal tersebut bisamenjadi penghalang komunikasi yang efektif. Intinya adalah kita harus menyadari bahaya dan perlunya menemukan keseimbangan yang tepat.

4. Komunikasi lintas budaya

Perbedaan kebiasaan dan kebudayaan kerap kali enjadipenghalang komunikasi yang efektif. Menurut Stephen P. Robbins (2006), sedikitnya ada empat masalah yang menjadikan factor budaya ini menjadi penghambat dalam komunikasi, yaitu:

a. Hambatan yang disebabkan oleh semantic

Makna kata bisa berlainan untuk orang yang berbeda. Hal ini dikarenakan beberapa kata ada yang tidak bisa diterjemahkan kedalam bahasa atau budaya lain.

b. Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata

Seringkali dalam bebrapa bahasa terdapat kata yang sama, baik dalam penulisan meupun dalam pengucapannya, tetapi memiliki makna yang bebeda. Tentu saja hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman dan menjadikan komunikasi menjadi tidak efektif.

c. Habatan yang disebabkan oleh perbedaan nada

Setiap daerah atau suku biasanya mempunyai kebudayaan yang berbeda tidak terkecuali dengan nada berbicara. Bagi orang batak misalnya, mereka sudah terbiasa berbicara dengan nada yang tingi. Tetapi bagi orang sunda, biasanya nada yang tingi ini sering diidentikan dengan keadaan marah atau tidak sopen dalam pembicaraan sehari-hari.

d. Hambatan yang disebabkan oleh beda persepsi

Biasanya orang yang berasal dari latar belakang budaya yang berbeda mempunyai pandangan yang berbeda dalam mempersepsikan sesuatu.