Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi

1.1 Hakekat Keputusan

           Pengambilan keputusan mengandung arti pemilihan altematif terbaik dari sejumlah Alternatif yang tersedia. Teori-teori pengambilan keputusan bersangkut paut dengan masalah bagaimana pilihan-pilihan semacam itu dibuat.

           Pada hakikatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data. Penentuan yang matang dari altenatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat. Dee Ann Gullies (1996) menjelaskan definisi Pengambilan keputusan sebagai suatu proses kognitif yang tidak tergesa-gesa terdiri dari rangkaian tahapan yang dapat dianalisa, diperhalus, dan dipadukan untuk menghasilkan ketepatan serta ketelitian yang lebih besar dalam menyelesaikan masalah dan memulai tindakan. Definisi yang lebih sederhana dikemukakan oleh Handoko (1997), pembuatan keputusan adalah kegiatan yang menggambarkan proses melalui serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu.

           Ralp C. Davis dalam Imam Murtono (2009) menyatakan keputusan dapat dijelaskan sebagai hasil pemecahan masalah, selain itu juga harus didasari atas logika dan pertimbangan, penetapan alternatif terbaik, serta harus mendekati tujuan yang telah ditetapkan. Seorang pengambil keputusan haruslah memperhatikan hal-hal seperti; logika, realita, rasional, dan pragmatis.

           Berkaitan dengan teknik pengambilan keputusan, James A.F. Stoner dalam Imam (2009) menjelaskan bahwa secara umum pengertian pengambilan keputusan adalah, teknik pendekatan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan atau proses memilih tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Pengambilan keputusan adalah sesuatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi, dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat. Pengertian ini mengandung lima hal esensi yaitu :

1.      dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan; 

2.      pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara “sembrono” karena cara pendekatan kepada pengambilan keputusan harus didasarkan atas kemampuan organisasi, tenaga kerja yang tersedia, dan situasai lingkungan;

3.      bahwa sebelum sesuatu masalah data dipecahkan dengan baik, hakekat daripada masalah ini harus diketahui dengan jelas;

4.      pemecahan masalah tidak dapat dilakukan melalui “ilham” atau dengan mengarang yang berdasarkan data-data yang telah didapatkan;

5.      keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai altrnatif yang ada setelah dianalisis dengan matang.

1.2 Definisi Pengambilan Keputusan dan Urgensinya

Definisi pengambilan keputusan dan urgensinya

      -          Pengambilan keputusan muncul sebagai reaksi atas sebuah masalah (problems) karena ada ketidaksesuaian antara perkara saat ini dan keadaan yang diinginkan.

      -          Tetapi dalam menetapkan sebuah masalah dan sebuah keputusan tergantung cara menginterprestasikan misalnya : terjadinya penurunan penjualan sebesar 2%, PT. A Menganggap bahwa prosentase penurunan tersebut masih bisa diterima sehingga tidak perlu mengambil satu tindakan tertentu, sedangkan PT.B menganggap bahwa prosentase penurunan tersebut merupakan satu permasalahan yang serius sehingga perlu ada tindakan perbaikan untuk mengatasi hal tersebut. Jenis keputusan terkait dengan masalah yang dihadapi :

1.      Keputusan terprogram, yaitu suatu keputusan yang terstruktur dan berulang yang dapat ditangani dengan pendekatan rutin.

2.      Keputusan tidak terprogram, yaitu suatu keputusan yang memerlukan suatu pemecahan yang dibuat sesuai kebutuhan

Definisi Masalah

Masalah dan Kesempatan

1.      Masalah adalah  : suatu perbedaan antara keadaan pekerjaan yang ada dan keadaan pekerjaan yang dikehendaki

2.      Kesempatan merupakan : suatu kondisi dimana kondisi tersebut memberi kesempatan bagi organisasi untuk memanfaatkannya agar diperoleh hasil  melebihi  dari hasil diharapkan.

Jenis Masalah

1.       Masalah yang terstruktur dengan baik yaitu masalah – masalah yang bersifat lugas, tidak asing dan mudah dirumuskan

 2.       Masalah yang tidak terstruktur dengan baik  yaitu masalah –masalah baru yang informasinya bersifat ambigu atau tidak lengkap

Faktor yang berpengaruh
           dalam pengambilan keputusan

1.      Kondisi Kepastian adalah suatu kondisi dimana pengambil   keputusan mempunyai informasi sepenuhnya tentang masalah yang dihadapi, alternatif – alternatif pemecahan masalah yang tepat karena  hasil – hasil dari setiap alternatif – alternatif pemecahan tersebut telah diketahui.

2.      Resiko adalah suatu kondisi yang dapat diidentifikasi, diprediksi kemungkinan terjadi dan kemungkinan – kemungkinan dari setiap pemecahan yang sesuai dengan hasil yang diinginkan atau dicapai

3.      Ketidakpastian adalah suatu kondisi dimana pengambil keputusan tidak memiliki kepastian atau tidak dapat menentukan sesuatu yang subyektif kedalam kemungkinan yang bersifat obyektif

1.3 Proses Pengambilan Keputusan Dan Elemen Dasarnya

Elemen-elemen dasarnya :

1.      Model Rasional

-        Rasional adalah Membuat pilihan yang konsisten dan memaksimalkan nilai, dalam batasan – batasan tertentu

-        Batasan – batasan tertentu adalah (1) kejelasan masalah, (2) Pilihan – pilihan yang diketahui (3) Pilihan – pilihan yang jelas (4) Pilihan – pilihan yang konsisten  (5) tidak ada batasan waktu dan biaya (6) Hasil Maksimum

-        Keputusan yang rasional adalah  model pembuatan keputusan yang mendeskripsikan, bagaimana individu seharusnya berprilaku ? untuk memaksimalkan hasil

Ada  6 langkah  prilaku individu untuk memaksimalkan hasil dengan model rasional:
Mendefinisikan Masalah

           Untuk mendefinisikan masalah harus secara jelas karena seringkali terjadi kesalahan dalam hal ini seperti masalah tidak terlihat atau tidak terdefinisikan secara jelas maka manajer perlu membedakan masalah dengan gejala yang tampak.

1.    Mengidentifikasikan  kreteria keputusan

           Artinya Mengembangkan Alternatif Pemecahan masalah secara kreatif, walaupun ada batasan ( constraint) sehingga pengembil keputusan dapat menentukan apa yang relevan dalam membuat keputusan

2.   Menimbang Kreteria yang telah diidentifikasi sebelumnya

artinya melakukan evaluasi dan memilih alternatif  terbaik melalui  serangkaian kreteria. Misalnya dengan            menggunakan sistem “skoring”

3.   Membuat berbagai alternatif

           Artinya setelah melalui berbagai pertimbangan tadi maka diambil satu keputusan misalnya  Alternatif yang diambil adalah alternatif dengan “skor” paling tinggi untuk setiap kreterianya merupakan alternatif terbaik.

4.   Implementasi

Hal ini merupakan tahapan  yang paling sulit dalam proses pengambilan keputusan

5.   Follow Up dan Evaluasi

           Monitor dan evaluasi dilakukan untuk memastikan pelaksanaan keputusan mengenai sasaran atau tujuan yang dituju

2.      Model Kreativitas

-        Kreativitas adalah kemampuan menciptakan ide – ide baru dan bermanfaat.

-        Tujuannya adalah membantu mengidentifikasikan dan memahami masalah yang belum jelas

-         Ada 3 komponen model kreativitas :

1.      Keahlian

 yaitu dasar untuk setiap pekerjaan kreatif yang  bisa diperoleh dari kemampuan, pengetahuan, kecakapan dan potensi diri. Misalnya untuk menjadi seorang ahli  maka individu tersebut harus memiliki pengetahuan             yang luas tentang  keahliannya tersebut

2.      Keterampilan – keterampilan kreativitas atau berpikir kreatif

yaitu karakteristik pribadi  yang berhubungan dengan krativitas serta kemampuan untuk menggunakan analogi serta bakat untuk melihat sesuatu yang lazim dari sudut padang yang berbeda. Misalnya seorang peneliti akan menjadi lebih kreatif jika berada dalam suasana hati yang baik, jadi untuk mendapatkan hal tersebut banyak hal yang menyenangkan bisa dilakukan seperti mendegarkan musik, makan makanan favorit atau bersosialisasi dengan individu yang lain.

3.      Motivasi Tugas Intrinsik

yaitu keinginan untuk mengerjakan sesuatu karena adanya dorongan dalam diri individu dan pengaruh dari lingkungan kerja. misalnya hal tersebut dilakukan karena manarik, rumit, mengasyikkan, memuaskan atau menantang secara pribadi. Serta lingkungan kerja memberikan support dalam bentuk konstruktif seperti memberikan penghargaan dan pengakuan atas kreatifitas individu.

3.    Model Intuisi /firasat

Yaitu Sebuah proses tidak sadar sebagai hasil dari pengalaman yang disaring atau kekuatan yang  muncul dengan cepat tanpa intervensi dari berbagai proses yang masuk akal /sadar. Contoh pada saat bawahan anda memberikan laporan anda merasa bahwa ada ketidaksesuaian dalam laporan tersebut

Pada kondisi bagaimana individu cenderung menggunakan intuitifnya

1.    Ketika terdapat tingkat ketidakpastian yang tinggi

2.    Ketika hanya sedikit teladan yang bisa digunakan

3.    Ketika variabel – variabelnya kurang bisa diprediksi secara ilmiah

4.    Ketika fakta – fakta dibatasi

5.    Ketika fakta – fakta tersebut tidak menunjukan titik terang

6.    Ketika hanya sedikit menggunakan data analitis

7.    Ketika terdapat beberapa solusi alternatif masuk akal yang bisa dipilih

8.    Ketika waktu sangat terbatas

9.    Ketika adanya tekanan untuk membuat keputusan yang tepat

1.4 Tipologi Pengambilan Keputusan Manajerial

           Ada beberapa tipologi tipologi keputusan manajerial yang sering kali kita temukan dalam gaya seorang pemimpin :

1. Gaya Otoriter/Totaliter yaitu gaya kepemimpinan yang selalu memaksakan kehendaknya pada setiap orang meskipun dengan jalan kekerasan, namun kebijakannya berlaku secara distributif dan tanpa kompromi. Gaya ini secara epistemologis cenderung beraliran Macchiavellian, Hobbesian.

2. Gaya Demokratis yaitu gaya kepemimpinan yang cenderung selalu menggunakan musyawarah, namun gaya ini sangat lemah mengambil sikap dalam setiap tindakannya dan terkesan pragmatik. Gaya ini secara epistemologis cenderung beraliran liberal-moderat.

3. Gaya para Nabi yaitu gaya kepemimpinan yang kharismatik dengan menggunakan jalan kemanusiaan, dalam arti lebih mengutamakan nilai-nilai kemanusiaan, dibanding dengan kepentingan pragmatis. Gaya ini cenderung mengikuti aliran humanistik-teologis.

           Dari beberapa tipologi kepemimpinan di atas, maka kita dapat memahami bangunan epistemologis dan konstruk ideologisnya melalui gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin.
Dari hal tersebut di atas, maka kita dapat memahami pula bahwa tidak saya maupun anda, setiap pemimpin dapat kita ketahui bangunan ideologis maupun epistemologis melalui gaya kepemimpinan yang implementasikan.

1.5 Jenis Keputusan Terkait Masalah Yang dihadapi

1. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi

                Keputusan yang diambil berdasarkan intuisi atau perasaan lebih bersifat subjektif yaitu mudah terkena sugesti, pengaruh luar, dan faktor kejiwaan lain. Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini terdapat beberapa keuntungan, yaitu :

1. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan.

2. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan.

2. Pengambilan Keputusan Rasional

                Keputusan yang bersifat rasional  berkaitan dengan daya guna. Masalah – masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam masyarakat, keputusan yang rasional dapat diukur apabila kepuasan optimal masyarakat dapat terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui saat itu.

3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta

                Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh sejumlah fakta yang memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan.

4. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman

                Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingat-ingat apakah kasus seperti ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan keputusan yang berupa dokumentasi pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan tersebut pernah terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah permasalahan tersebut sama atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih sama kemudian dapat menerapkan cara yang sebelumnya itu untuk mengatasi masalah yang timbul.

5. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang

                Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang(authority) yang dimiliki. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.

                Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan-keuntungan tersebut antara lain :

banyak diterimanya oleh bawahan, memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena didasari wewenang yang resmi maka akan lebih permanent sifatnya.

Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan sifat rutin dan mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan wewenang kadangkala oleh pembuat keputusan sering melewati permasahan yang seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang jelas.

1.6 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Dalam Pengambilan Keputusan

           Menurut Terry (1989) faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan sebagai berikut:

1.    hal-hal yang berwujud maupun tidak berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan;

2.   setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi;

3.   setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain;

4.   jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan;

5.   pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik;

6.   pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang  cukup lama;

7.   diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang baik;

8.   setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul; dan

9.   setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.

Kemudian terdapat enam faktor lain yang juga ikut mempengaruhi pengambilan keputusan.

1.    Fisik

Didasarkan pada rasa yang dialami pada tubuh, seperti rasa tidak nyaman, atau kenikmatan. Ada kecenderungan menghindari tingkah laku yang menimbulkan rasa tidak senang, sebaliknya memilih tingkah laku yang memberikan kesenangan.

2.    Emosional

Didasarkan pada perasaan atau sikap. Orang akan bereaksi pada suatu situasi secara subjective.

3.    Rasional

Didasarkan pada pengetahuan orang-orang mendapatkan informasi, memahami situasi dan berbagai konsekuensinya.

4.    Praktikal

Didasarkan pada keterampilan individual dan kemampuan melaksanakan. Seseorang akan menilai potensi diri dan kepercayaan dirinya melalui kemampuanya dalam bertindak.

5.    Interpersonal

Didasarkan pada pengaruh jaringan sosial yang ada. Hubungan antar satu orang keorang lainnya dapat mempengaruhi tindakan individual.

6.    Struktural

Didasarkan pada lingkup sosial, ekonomi dan politik. Lingkungan mungkin memberikan hasil yang mendukung atau mengkritik suatu tingkah laku tertentu.

1.7 Pengambilan Keputusan Kelompok

1.  Pengertian keputusan

Pengambilan keputusan sering dijelaskan sebagai tindakan memilih di antara beberapa kemungkinan. Pengambilan keputusan adalah suatu proses lebih pelik dari sekedar memilih di antara beberapa kemungkinan.

Banyak perdebatan muncul saat menentukan efektivitas pengambilan keputusan secara individu atau kelompok. Secara kelompok biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk mencapai keputusan, tetapi dengan pengambilan keputusan kelompok dapat mengikut-sertakan spesialis dan ahli akan menguntungkan karena interaksi di antara mereka akan menghasilkan keputusan yang lebih baik. Pada kenyataannya, banyak para peneliti menyatakan bahwa keputusan konsensus dengan lima atau lebih peserta akan lebih baik, karena akan mendapatkan pengumpulan suara terbanyak dan keputusan memimpin kelompok.

Keputusan tertentu tampaknya memang menjadi lebih baik jika dibuat oleh kelompok, seperri Keputusan tidak terprogram lebih cocok jika dibuat oleh kelompok.

2.  Hal yang harus di perhatikan proses kelompok dalam membuat keputusan tak terprogram

Hal-hal berikut ini berhubungan dengan proses kelompok saat membuat keputusan tak terprogram, yaitu:

1.   Penetapan tujuan: kelompok lebih unggul dibandingkan individu sebab kelompok memiliki pengetahuan lebih banyak dibandingkan individu.

2.   Identifikasi alternatif: usaha individu sebagai bagian dari anggota kelompok akan merangsang pencarian lebih luas diberbagai area fungsional di organisasi.

3.   Evaluasi alternatif: pertimbangan kolektif dari kelompok dengan berbagai sudut pandang lebih unggul dibanding individu.

4.   Memilih alternatif: interaksi kelompok dan pencapaian konsensus biasanya menghasilkan penerimaan resiko lebih besar dibanding individu. Keputusan kelompok juga biasanya lebih dapat diterima sebagai hasil dari partisipasi bersama.

5.   Implementasi keputusan: dibuat oleh kelompok atau tidak, penyelesaian biasanya dilakukan oleh seorang saja manajer. Individu bertanggungjawab untuk implementasi keputusan kelompok.

1.8 Implikasi Manajerial Dalam Pengambilan Keputusan

1.Gaya pengambilan keputusan
2.Gaya Direktif (Pengarahan)
adalah Suatu gaya pengambilan keputusan dengan ambiguitas/ketidakjelasan yang rendah dan cara berpikirnya yang rasional
3.Gaya Analitis
adalah suatu gaya pengambilan keputusan dengan toleransi yang tinggi terhadap ambiguitas/ketidakjelasan dan cara berpikirnya rasional
4.Gaya Konseptual
adalah suatu gaya pengambilan keputusan dengan toleransi yang tinggi untuk ambiquitas ketidakjelasan dan cara berpikir intuitif yang tinggi juga
5. Gaya Perilaku
adalah suatu gaya pengambilan keputusan dengan toleransi yang rendah untuk ambiquitas/ketidakjelasan dengan cara berpikir intuitif yang tinggi